מומחי רייצ’יפ עונים על ארבעת הקושיות הרלוונטיות לחברה שלהם ולחברות דומות.
נשאלת השאלה: חברה המספקת שירותי R&D ומבצעת זאת בדרך כלל במודלים מרוחקים מבית הלקוח, “מה נשתנה בתקופת הקורונה?”
במרכזי הפיתוח של RACHIP , המתמחה בשירותי פיתוח בתחומי התוכנה והחומרה, הגדרנו מספר מודלים עסקיים. על מנת להתאים לכל לקוח את מודל העבודה המדויק והנכון לו. ניהול פרויקט כולל –ניהול ואחריות הפרויקט וצוות הפיתוח והבדיקות שלנו מקצה לקצה, ניהול היברידי – ניהול של צוות פיתוח ובדיקות שלנו באופן משולב עם מפתחים ובודקים בצד הלקוח, שירותים מנוהלים – צוותי הפיתוח והבדיקות שלנו עובדים בניהול ישיר של מנהל מקצועי שלנו המקבל הנחיות מהלקוח, מיקור חוץ – מפתח/מומחה שלנו בניהול הלקוח.
בכל אחד מהמודלים המוצגים קיימים אתגרים בעבודה מרחוק, אך בסופו של יום האתגרים הינם בדיוק אותם אתגרים מאחר ובקצה של כל אחד מהמודלים אנו נדרשים לדלוור תפוקות בלוחות זמנים מוגדרים תוך עמידה בסטנדרט פיתוח אופטימאלי.
במהלך כ13 שנות פעילותה של רייצ’יפ פיתחנו מתודולוגיות ושיטות עבודה מרחוק מול לקוחותינו שהקלו עלינו מאד במעבר לתקופה זו.
אך מה עושים בימים אלו כשכל הצוות מבוזר וכל העובדים והלקוחות עובדים מהבית?
כשאנו עובדים במודל עסקי של עבודה מרחוק חשוב לנו לשמור על טוהר הפרויקט על כל שלביו, עבודה מתודולוגית והכי חשוב שמירה על עבודה קבוצתית ומוטיבציה אישית של כל אחד מחברי צוות הפרויקט.
אנו נדרשים לשנות חשיבה ולהתאים את המנגנונים הקיימים שמאפשרים לנו תקשורת עם עובדים, עבודה שוטפת ואפשרות לניהול מעקב ובקרה אחר פרויקטים והתקדמות פיתוח.
באווירת הפסח מיקדנו זאת לארבע קושיות:
מה נשתנה בהתאמת הארגון – טרנספורמציה דיגיטאלית?
בימים אלו, במיוחד בתחום התוכנה, כבר אין משמעות לניירות או למקום פיזי. כל המידע נמצא ונשמר באופן דיגיטאלי ומקוון במערכות הארגוניות השונות לשיתוף הידע, שניתן להשתמש בהן מכל מקום וכמעט גם בכל מכשיר. אז מה עושים ארגונים שעד כה לא דאגו לפתרונות מסוג זה? נוצר מצב בו העובדים עצמם משלימים את הוואקום באמצעות יוזמות פרטיות – משתמשים בתוכנות ובפתרונות טכנולוגיים זמינים שיש בשוק.
במצבים אלו מצד אחד נהנים מפתרון יצירתי של העובדים ומכך שהעבודה ממשיכה, ומצד שני חושפים את הארגון לחוסר סטנדרטיזציה ולהעדר מדיניות בניהול המידע הארגוני – חשיפה אשר עלולה לגרום לסכנות אבטחת מידע, אובדן ידע ארגוני רב ערך, בעיות בניהול התצורה של הפרויקטים השונים ועוד. ככל שנמדוד התנהלות לא סדורה זו בטווח הבינוני והארוך נמצא פגיעה ישירה בתפוקות וביכולת של הארגון לעמוד בהתחייבויות העסקיות שלו מול הלקוחות.
אז מה עושים? ארגונים צריכים למפות את אותם המקומות שבהן נולדו להן יוזמות פרטיות של עובדים ולראות איך כוללים אותן או נותנים להן מענה בראייה כוללת של המערכות הארגוניות הקיימות, הבטי אבטחת מידע, שימור הידע הארגוני, אפשרויות למעקב ובקרה ועוד, יתכן ובחלק מהמקרים ארגונים יאמצו את היוזמה החדשה. בכל מקרה וללא קשר לסוג ההחלטה שהתקבלה בסוף, חייב הארגון להיכנס לתהליך הטמעה מול יתר עובדי הארגון וההנהלה על מנת לממש את הפוטנציאל המלא מהפתרון שנבחר.
מה נשתנה בתקשורת בינאישית עם העובדים והלקוחות?
במשך שנים ארוכות התרגלנו לתקשורת פרונטלית אישית וקבוצתית, תקשורת המתקיימת לא רק בפגישות עבודה אלא גם בפינת הקפה. התרגלנו לסגור פינות דווקא בשיחות מסדרון ולהעביר את העדכונים החשובים בזמנים שבין הפגישות הפורמאליות, – זמנים שנעלמו לנו כשאנחנו עובדים מהבית.
אז איך שומרים על התקשורת כשכל אחד במקום אחר ופגישות העבודה הופכות להיות שיחות וועידה ושיחות וידאו וירטואליות? האם זה משפר את האפקטיביות או מייצר יותר כאוס?
התשובה נמצאת ברובד אחר לגמרי. ראשית, אנו מבינים שהעולם השתנה: הטכנולוגיה הקיימת מאפשרת לנו להמשיך באופן רציף את התקשורת גם מחוץ לאזור המשרד. אך ההצלחה לייצר תקשורת אפקטיבית אינה תלויה רק באמצעי התקשורת, אלא בתהליך עצמו שמתבצע ברקע. על מנת להתמודד עם האתגר אנו נדרשים למצוא דרך לשמר את אותן שגרות שהיו נהוגות דווקא לצד הפגישות הפורמאליות. אם זה איסוף מידע, התייעצות עם מומחים בארגון, קליטת והעברת מסרים בין עובדי הארגון, שיחות עדכון ושיחות להעלאת המוטיבציה – וזאת לא רק עם המנהל הישיר או צוות הפרויקט. עלינו לחשוב לרוחב ולשמר את האינטראקציה עם רוב הפונקציות הרוחביות בארגון תוך שימוש בכל אמצעי התקשורת הקיימים.
נצלו את הזמן הזה לבחון את הדברים מחדש ותמצאו שלצד כל השינויים אנו מצליחים דווקא בתקופה זו למקד את המאמצים ולייצר עבודה אפקטיבית ונטולת רעשים.
מה נשתנה עם התאמת סביבת העבודה הביתית לעובדים?
נושא זה חם וחשוב לכולם, אצלנו ברייצ’יפ נוסף אתגר מכיוון שרוב העובדות הן מהנדסות מהמגזר החרדי שאינן מחזיקות אינטרנט קבוע בבית. נערכנו מראש וסיפקנו לעובדים התקן לחיבור אינטרנט וחבילת גלישה באופן שבו יוכלו להמשיך ולעבוד באופן רציף על הפרויקטים שלהם מול שרתי החברה וה CLOUD. בנוסף נדרש לוודא כי לכל העובדים יש את כל אביזרי המחשוב שאליהם הם נדרשים לצורך ביצוע העבודה כגון: מחשב נייד המחובר, מסך, אזניות ולעיתים גם רכיבי חומרה ואלקטרוניקה שנדרשים בפרויקטי Embedded ופרויקטי IoT. כמו כן נדרש לוודא כי ניתן לעבוד עם כל התוכנות הקיימות בארגון כולל תוכנות לצורכי תקשורת מקוונת כמו: זום, הנגאוט וסלאק.
מה נשתנה עם שמירת איזון בית עבודה?
העובדים שמסתגלים למצב עבודה מרחוק יצטרכו למצוא מחדש את האיזון שבין Work-Life ועל הארגון להיות קשוב לקשיים שלהם ולנסות לתת מענה ככל ויידרש עד שימצא האיזון. נדרשת בעיקר התחשבות וסובלנות של כולם לגמישות בשעות העבודה, במיוחד בממשקים של עובדים עם ילדים קטנים. חשוב לראות ולהוקיר את המאמצים. ברייצ’יפ פינקנו את ילדי העובדים עם מתנה מיוחדת עבורם מלבד שוברי החג הקבועים שקיבלו כולם.
לסיכום, התשתית הטכנולוגית כבר קיימת ובועטת, רובה כבר מוטמעת מזמן בארגונים וחלקה מוטמעת בימים אלו ומשלימה את הפערים שנדרש לתת להם מענה. זה הזמן להציץ מחדש על האפקטיביות של התהליכים ואופן השימוש בכלים הטכנולוגיים ולהיות ערניים לרמת המוטיבציה של העובדים והמנהלים. על כל ארגון למצוא ולייצר מנגנונים חדשים שיאפשרו לו להמשיך ולספק ללקוחותיו את התפוקות האיכותיות הנדרשות בזמן שהוגדר.
לאה תרשיש מנהלת חטיבת טכנולוגיה ופיתוח תוכנה, RACHIP
